Czy warto w sposób bezpieczny niszczyć dokumenty takie jak faktury, umowy czy inwentaryzacyjne spisy? Zdecydowanie tak – ma to kluczowe znaczenie dla ochrony danych osobowych – Twoich, pracowników i partnerów biznesowych. Niemniej ważna jest kwestia ochrony tajemnic firmowych. W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego bezpieczne niszczenie dokumentów jest tak istotne i jak to zrobić prawidłowo.
Dlaczego bezpieczne niszczenie dokumentów jest ważne?
Choć żyjemy w czasach, w których króluje digitalizacja różnego rodzaju dokumentów to większość z nich nadal jest przechowywanych w klasycznej formie – na papierze. Pisma takie jak faktury, spisy inwentaryzacyjne, umowy o pracę bądź współpracę listy płac, dokumenty medyczne mogą zawierać dane, które w niepowołanych do tego rękach mogą być użyte przez osoby niepowołane. To skutkuje oczywiście kradzieżą tożsamości ale również – w przypadku firm – ujawnieniem danych, o których konkurencja nie powinna mieć pojęcia.
Bezpieczne niszczenie dokumentów nie tylko pomaga ochronić Ciebie, Twoją firmę i Twoich klientów przed takimi zagrożeniami, ale jest również wymogiem prawnym w wielu jurysdykcjach, w tym w Unii Europejskiej, gdzie obowiązują przepisy RODO.
Jak prawidłowo zniszczyć dokumenty?
Wiele osób sądzi, że samodzielne podarcie pism wystarczy. Nic z tych rzeczy! Nawet jeśli nie zamierzasz powierzyć tego zadania takiej instytucji jak firma niszcząca dokumenty Najbardziej powszechnym sposobem na bezpieczne niszczenie różnego rodzaju pism w firmach jest użycie niszczarki do papieru. Wybierając takie urządzenie, ważne jest, aby wybrać model, który oferuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz będzie w stanie sprostać ilościom zadań, które będą w danej firmie. W wyborze warto kierować się odpowiednimi oznaczeniami na urządzeniu, które pokazują stopień niszczenia chociażby faktur. I tak norma P-1 określa urządzenie, które zniszczy mało ważne dokumenty. Niszczarka P-2 pozwala na utylizację korespondencji wewnętrznej. Norma P-3 wymagana będzie przy dokumentach poufnych. Najwyższa – norma P-7 – przeznaczona jest dla dokumentów ściśle tajnych.
Niszczenie dokumentów przez profesjonalne firmy
Jeśli nie jesteś do końca przekonany, że sam poradzisz sobie z czynnością, jaką jest niszczenie dokumentów możesz skorzystać z usług profesjonalnej firmy. Istnieją przedsiębiorstwa takie jak HSM RECYKLING , które specjalizują się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Usługi te mogą być szczególnie przydatne, jeśli masz dużą ilość dokumentów do zniszczenia.
Niszczenie dokumentów. Postaw na sprawdzone rozwiązania
Bezpieczne niszczenie dokumentów to nie jest temat, który można zignorować. Dla wielu osób i firm, najbardziej praktycznym i skutecznym rozwiązaniem jest wynajem profesjonalnej firmy specjalizującej się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów.
Wynajem firmy do niszczenia dokumentów to jednak decyzja, która wymaga odpowiedniego rozeznania. Warto poświęcić czas na zbadanie opcji, porównanie ofert różnych firm i wybór tej, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Bez względu na to, jak zdecydujesz się zniszczyć swoje dokumenty, najważniejsze jest, aby zrobić to prawidłowo i bezpiecznie. Twoja prywatność, reputacja i zgodność z prawem mogą zależeć od tego.
źródło: materiał prasowy sponsorowany
