Odejście od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów w biurach daje olbrzymie oszczędności
Pixabay/ @ JerzGorecki

Koncepcja „Zero Waste Office”, coraz mocniej zyskuje na uznaniu wśród firm zamierzających ograniczyć zużycie środowiska naturalnego m.in. poprzez zastosowanie wyposażenia pochodzącego z recyklingu czy też odejście od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów w biurach. Ten drugi aspekt pozwala nie tylko na zachowanie pro-ekologicznej postawy ale także na osiągnięcie imponujących oszczędności dla firm, które w zależności od liczby wystawianych oraz odbieranych dokumentów sięgać mogą od kilkuset tysięcy do nawet kilkunastu milionów złotych rocznie.

Co może zachęcić firmy do podążania w kierunku Zero Waste? Ekologia, choć jest niewątpliwie ważnym aspektem, nie do każdego musi przemawiać, w przeciwieństwie do wymiernych korzyści finansowych. Według wyliczeń firmy Tungsten Network roczne firmowe oszczędności osiągane dzięki przejściu na w pełni elektroniczną wymianę dokumentów mogą sięgać nawet kilku milionów złotych.

Ponad 280 tys. zł jest w stanie zachować w swoim budżecie przedsiębiorstwo, które wystawia rocznie 10 tysięcy faktur. Skala możliwych do uzyskania benefitów rośnie jednak diametralnie, jeśli weźmiemy pod uwagę dokumenty otrzymywane przez firmę.

W tym przypadku, z racji na dodatkowe elementy składowe takie jak praca niezbędna do przetworzenia otrzymanych faktur i wprowadzenia ich do systemów informatycznych firmy, obsługa księgowa czy archiwizacja koszty powiększają się wielokrotnie. Także tutaj nie brakuje konkretnych wyliczeń. Odebranie w ciągu roku 50 tysięcy faktur, zamówień, potwierdzeń czy też pokrewnych dokumentów od swoich partnerów nie stanowi większego wyzwania dla firmy o średniej lub dużej skali działania (sama łączna liczba faktur wystawianych w Polsce to ok. 2 miliardów rocznie) stąd przyjęcie takiej ilości na potrzeby analizy wydaje się być stosowne.

Wracając do przelicznika opracowanego przez Tungsten Network, w oparciu o dane firmy Billentis, przedsiębiorstwo otrzymujące tyle faktur papierowych w skali roku przeznacza na czynności związane z ich procesowaniem blisko 3,7 miliona złotych (880 tys. euro). Jeśli zaś zrezygnuje ona z tradycyjnego modelu obsługi dokumentów handlowych, koszt ten spada do 1,36 mln zł.

W wyniku prostej kalkulacji otrzymujemy więc niemal 2,4 mln zł oszczędności. Wynikają one m.in. z mniejszej ilości godzin pracy jaką należy przeznaczyć na procesowanie faktur, gdyż rozwiązanie EDI samoczynnie przetwarza zawarte w nich dane, weryfikuje je, a następnie przesyła do odpowiednich systemów IT firmy – także tych odpowiedzialnych za zlecanie płatności. Ale także ze znacznie graniczonych kosztów przechowywania ich w sieciowych lokalizacjach a nie archiwach, rezygnacji z listowych ponagleń na rzecz komunikacji elektronicznej czy znacznie szybszego finalizowania transakcji.

dodaje Tomasz Kuciel, CEO Edisona, firmy należącej do międzynarodowej grupy EDITEL

Warto również podkreślić, że nie brakuje przykładów dużych firm i korporacji, które w ciągu roku są w stanie przetwarzać nawet kilkaset tysięcy dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie. Przyjmując zatem, że ich liczba wynosi 500 tysięcy, skala oszczędności jest w stanie zrobić ogromne wrażenie. W takim przypadku, łączny koszt obsługi tej ilości dokumentów wynosi ponad 37 milionów złotych. Zakładając, że odbywa się ona cyfrowo, poprzez narzędzia elektronicznej komunikacji z kontrahentami, kwota ta spada do 13,5 mln zł.

To jeszcze bardziej dobitny dowód na to, że pozostanie przy papierowym formacie wymiany faktur oraz innych dokumentów pomiędzy firmami wiąże się nie tylko z dużym obciążeniem dla środowiska, poprzez wycinkę drzew i ogromne zużycie energii do produkcji papieru, ale także dla firmowych budżetów.

tłumaczy Tomasz Kuciel z Edisona

Nic więc dziwnego, że do elektronicznego fakturowania przekonuje się nie tylko sektor prywatny, ale także instytucje administracji publicznej. W Polsce pierwszym poważnym krokiem w tym kierunku było wprowadzenie w ubiegłym roku obowiązku przyjmowania przez nie faktur w formie elektronicznej od dostawców towarów i usług.

Na znacznie dalszy krok zdecydowała się jednak Norwegia, która ze względu na perspektywę możliwych do uzyskania oszczędności i potrzebę przyspieszenia cyfryzacji administracji postanowiła przejść na obligatoryjne e-fakturowanie. Norweski Minister Cyfryzacji Nikolai Astrup przekonuje, że organizacja obsługująca dokumentację handlową w formie elektronicznej oszczędza 10 minut na każdej fakturze w porównaniu do klasycznego, papierowego modelu. Co więcej, wykorzystanie e-fakturowania pozwoliło norweskiemu rządowi zachować w budżecie 465
milionów euro w 2018 roku, stąd w ubiegłym roku Norwegia postanowiła nie uwzględniać na swej liście kontrahentów firm, które nie przesyłają faktur w cyfrowym formacie.

źródło: materiały prasowe

Dodaj komentarz